Jak jsme pořádali WordCamp

Prvotní myšlenka uspořádat WordCamp Praha vznikla už na loňském WordCampu v Bratislavě. Bylo skvělé, jak se spousta fanoušků WordPressu sešla na jednom místě a zde diskutovali a sdíleli svoje znalosti. Tak jsem v průběhu loňských prázdnin požádal centrálu o možnost uspořádat WordCamp  v Praze. Přes počáteční problémy s komunikací (nedoručení gmailu) jsme dali dohromady organizátorské trio s Tomášem Ponerem a Vláďou Musílkem, které začalo s WordCamp centrálou vyjednávat. Hodně nám za začátku pomáhal Peter Nemčok (pořadatel WordCamp Bratislava) a později také Pavel Hejn (Separatista.net).

Oslovení centrály WordCampu

Poté, co jsme na podzim začali komunikovat s centrálou WordCampu, nám pro povolení pořádání byly určeny tři podmínky:
  1. Zajistit předběžně místo
  2. Udělat návrh rozpočtu
  3. Pokusit se dát před samotným WordCampem dohromady lokální WordPress komunitu třemi srazy
Musím říci, že podmínka uspořádat tři WordPress srazy mě pálila nejvíce. Za posledních pár let byly uspořádány dvě akce: WordPress meeting – Praha 4.3.20115 redakčních systémů, 5 prezentací – Drupal setkání 11.10.2011, pak  dlouho nic. Prostě WordPress komunita v tu dobu prakticky neexistovala. V listopadu se vše rozhoupalo a začali jsme plánovat meetupy – první v listopadu, druhý v prosincitřetí v lednu. Díky tomu jsme tedy posunuli termín WordCampu z 18. ledna na 22. února.

Prostory

prostory_hub_prahaVe stejnou doby, kdy jsme začali plánovat meetupy, jsem začal koukat po místě pro WordCamp. Samozřejmě jako první padla volba na VŠE v Praze, protože univerzita WordPress používá, a dokonce částečně díky tomu se jejich školní web umístil na šestém místě ve světové soutěži Ranking Web of World Business School. Přesto, že škola provozuje více jak 130 WordPress instalací, vedení Univerzity nemělo zájem se na akci podílet a chtělo po nás plnou cenu za nájem prostor. V té době jsme již měli za sebou první meetup, který v listopadu proběhl v prostorách HUBu Praha a to nakonec rozhodlo. Domluvili jsme se tedy s HUBem a ten nám na pořádání neziskové akce dal slevu, která tak byla skoro o třetinu nižší než původní.

Program

Když jsme program tvořili, napadlo nás rozdělení na „Uživatele“ a „Developery„, aby si mohl každý vybrat to, co ho bude zajímat. Jak se později ukázalo, byla to trefa do černého (mimochodem tohle rozdělení mě hodně připomíná můj oblíbený film Tron, kde je použito podobné rozdělení, a to na „Uživatele“ a „Programy“).
Na začátku jsme oslovovali konkrétní marek_prokoposoby, o kterých jsme věděli, že znají WordPress nebo něco s tím spojeného. Jenže tohle moc nešlo použít pro sekci Developeři. Tam kluci programátorský museli říci, co by chtěli za přednášky, aby je to zaujalo, a podle toho se shánělo. V rámci příprav jsem si zajistil dva náhradníky a musím říci, že i tohle byl skvělý nápad, jelikož jeden z přednášejících se ze zdravotních důvodů nemohl dostavit, a tak jsme je oba využili.

Propagace

V propagaci nám z části hodně pomohly ony tři meetupy požadované WordCamp centrálou, a také Facebook skupina WordPress meetups ČR. Navíc o tom napsalo pár bloggerů. Napsali jsme tiskovou zprávu a oslovili s ní různá média. Například jenom publikace na živě.cz nám přivedla nečekaných 863 návštěvníků a podle mě i prodej desítek lístků. Velmi zajímavý byl také zdroj central.wordcamp.org který poslal 675 návštěvníků. Děkujeme také několika bloggerům, kteří o připravovaném WordCampu napsali článek.

Triko a občerstvení

samolepkyPřibližně 14 dní před akcí zmizela z registrace možnost dostat tričko zdarma, protože jsme je museli objednat s dostatečným předstihem, aby se na ně stihlo vyšít logo akce. V tu dobu bylo prodáno cca 160 lístků. Tomáš zajistil nahrávání videa a fotografa, já se postaral o občerstvení. Občerstvení byl pro všechny krok do neznáma, jelikož jsme konferenci pořádali poprvé a neměli tak žádné zkušenosti. Pro každého jsme tedy koupili dvě bagety a pět kusů mini dezertů. Naštěstí vše vydrželo skoro až do konce, takže jsme množství odhadli naprosto správně.

Co jsme podcenili

Situace se vyhrotila krátce po deváté ráno, kdy se nahrnulo přes sto lidí najednou a my je nestíhali odbavovat. Každého jsme museli mezi 230 registrovanými najít, připnout mu pásku na ruku, obdarovat ho množstvím sponzorských darů a najít pro něho jeho velikost trika. Hlavní program jsme začali s asi 10-ti minutovým zpožděním. Na druhou stranu si alespoň mohla spousta návštěvníků zažít, jaké to bylo za minulého režimu stát frontu na banány 😀
frontaPřesto jsme na akci nezvládli i pár dalších věcí. To, že byla u registrací fronta, zas takový problém nebyl, alespoň to vypadalo jako prestižní akce. Ovšem každý sál měl mít svého člověka, který by akci uváděl, byl přítomný po celé době přednášek, řešil případné drobné problémy, jako osvětlení plátna, větrání, napojení NB na projektor, uvedení náhradního programu, zakončení akce a tak podobně. Také slosování knih se nám nepovedlo, protože jsem vytiskl seznam dle abecedy a ne dle čísel, tudíž hledání v něm bylo prakticky nemožné :-). Příště vylepšíme i formulář pro zpětnou vazbu od návštěvníků akce, dodáme klíčenku s visačku, kde bude jméno návštěvníka a program akce na druhé straně, a také popřemýšlíme o interaktivním hlasování sli.do.

Hlavní cíl

Dokázali byste uhádnout, co byl hlavní cíl akce? Kromě skvělých přednášek a setkání WordPress nadšenců, to bylo hlavně nastartovat českou WP komunitu, což se určitě podařilo. Jedeme ale dál a i to je jeden z důvodů, proč bychom Vás rádi pozvali na další jednodenní konferenci o WordPressu, která bude probíhat v sobotu 17.5.2014 v Hluboké nad Vltavou a bude zde něco okolo 9-ti velmi zajímavých přednášek. Akce bude zdarma s limitem 100 míst. Proto neváhejte a registrujte se na stránce: http://naswp.cz/2-wordpress-konference/

Závěr

Závěrem bychom ještě jednou velice rádi poděkovali všem, kteří nám vyšli vstříc, zejména přednášejícím. Sdílet své know-how zdarma, zejména pokud se vše ještě nahrává, není jen tak. Jelikož WordCamp Praha byla první akce tohoto druhu u nás, nikdo nevěděl do čeho jde a vyžadovalo to určitě velký kus odvahy. Budeme moc rádi, pokud se podobných odvážlivců najde více, třeba prostřednictvím Komunitní výzvy.
A úplně na závěr bychom poděkovali i vám, návštěvníkům. Jak jsem napsal, akce se neobešla bez chybek, ale byli jste super a nedali nám to „sežrat“. Dokonce i kritika nás v tom nenechala nijak extra vykoupat a pro takovéto lidi je připravovat podobné akce opravdu paráda.
Děkujeme a těšíme se na vás na všechny na některé z dalších akcí, aktuálně například na zmíněné 2. WordPress konferenci 😉  we_love_wp_logo
Pokud se vám příspěvek líbil, sdílejte ho s přáteli, případně nám zde zanechte komentář

Autor: Radek Kučera

Fanoušek WordPressu, jeden z pořadatelů WordCamp Praha a konferencí. Jinak jsem obchodník v Telco & ICT firmě. Občas vytvořím internetové stránky na WordPressu.

2 komentáře u „Jak jsme pořádali WordCamp

  1. Pokud byste se chtěli vyvarovat chyb, které teď vidíte, vemte si do týmu někoho, kdo má zkušenosti s pořádáním podobných akcí. Ale chápu, že zkušenost je nepřenosná…

Napsat komentář