Jak organizovat větší konferenci

V tomto článku shrnu zkušenosti a tipy z pořádání větší jednodenní konference (250 – 400 lidí). Bude to vlastně manuál pro někoho, kdo chce uspořádat konferenci a chce vědět, jak se připravit. Na začátek uvedu, že mám zkušenosti z pořádání neziskové konference WordCamp Praha 2014 – 2018, kde jsem působil první tři roky jako hlavní organizátor a další dva jako organizátor.

Účastním se zároveň i příprav u nadcházejícího 6. ročníku v Praze na VŠE, kam doufám 23. 2. 2019 všichni dorazíte. Bude mít nabitý program od rána až do večera. Ale nyní už přejdeme k důležitým pilířům, na kterých konference může stát.

Hlavní body

Kdybych měl v několika bodech vyjádřit, co je při pořádání konference nejdůležitější, tak jsou to níže uvedené body:

  1. Tým organizátorů
  2. Datum a místo konference
  3. Program a přednášející
  4. Web a propagace
  5. Rozpočet

Avšak to je hodně zjednodušené tvrzení – je za tím spousta práce a hlavně komunikace s lidmi. Málokdo by řekl, že pokud pořádáme WordCamp v únoru, tak už od září konferenci řešíme a připravujeme. Začínáme s přípravami půl roku dopředu. Platí zde přímá úměra: čím větší je konference (počet lidí), tím dříve ji budete řešit a tím větší tým organizátorů budete potřebovat.

Organizátoři a komunikace v týmu

První, co byste měli udělat, je dát dohromady tým lidí. Jiné to bude u firmy a pořádání ziskové konference a jiné u komunity a neziskové konference, kde všichni pomáhají zdarma. Vyberte raději o pár organizátorů více, časem může někdo odejít.

Pokud máte tým organizátorů (jako minimum bych počítal tři organizátory), tak můžete začít s plánováním a přípravami. Každý organizátor by měl mít přidělené své úkoly a měli byste počítat s týdenním updatem organizátorů (stačí konferenční hovor). Jenže hned na začátku narazíte na to, že jako hlavní organizátor potřebujete evidovat úkoly a nějak komunikovat. Zde vám doporučím několik online nástrojů, které jsou zdarma a které jsme využívali:

  • Chat – jako chatovací nástroj jsme zvolili Slack.com, kde vytvoříte místnosti a můžete tam mít místnost otevřenou i pro návštěvníky.
  • Konferenční hovory – pro pravidelné updaty doporučuji Google Hangout, který umí konferenční hovory pro více lidí najednou.
  • Úkoly – úkoly byste měli přiřadit konkrétní osobě a někdy úkol limitovat časem, k tomu používáme Trello.com.
  • Data – sdílení dat, jako je rozpočet, detail programu atd., můžete jednoduše udělat přes Google Dokumenty.

Jako nezisková konference jsme měsíc před začátkem publikovali výzvu pro dobrovolníky, kteří by rádi pomohli s organizací v den konference. Takto můžete k organizátorům sehnat dobrovolníky, kteří pomohou hlavně v šatně a u registrací, kde je před začátkem konference často velký nával. Tito lidé mají vstup zdarma a často stihnou odpolední přednášky.

Program a doprovodné akce

Jednodenní konference v případě WordCampu znamená vlastně třídenní akce. Před konferencí a po konferenci totiž mohou být návazné události, byť jen pro určitou skupinu lidí. Jedná se o následující akce:

1. Večeře přednášejících 
Den před konferencí lze uspořádat večeři přednášejících a organizátorů. Cílem je bližší seznámení všech, které je placeno z rozpočtu konference. Jenom je třeba pohlídat, aby akce brzy skončila a aby nebylo konzumováno větší množství alkoholu – nestojíte o to, aby druhý den měli přednášející kocovinu.

2. Program samotné konference
Zde řešíte, jestli budete mít jednu linii přednášek nebo jestli bude linií více najednou. Také se můžete setkat s tím, že někteří přednášející budou chtít v průběhu konference uspořádat workshop. Ten doporučuji omezit na max 25 lidí. Například jeden rok jsme měli dvě linie přednášek a současně dva workshopy. Museli jsme zajistit dvě velké konferenční místnosti a tři malé. Z toho byla jedna malá místnost pro VIP (pro přednášející a organizátory).

3. Afterparty
Po samotné konferenci můžete účastníky pozvat na after party, kde jim můžete zaplatit welcome drink a nějaké jídlo. Afterparty v řeči konference je akce, kde se poznávají lidé a navazují kontakty. Musíte odhadnout, kolik lidí přijde, rezervovat podle toho prostory (salonek, restauraci) a případně dát do nákladů finanční částku na občerstvení. Restaurace po vás může chtít minimální útratu nebo orientační rozpočet na občerstvení.

4. Návazná konference druhý den
Druhý den po WordCampu (a afterparty) pořádáme „Contributor day“, což je menší konference, spíše workshop prodobrovolníky, kteří pomáhají s překladem. Sejde se maximálně 30 lidí. Zde vidíte, že i jednodenní konference může trvat téměř tři dny a organizátorům dá hodně práce všechno zvládnout, byť se na to připravují.

Prostory

Pokud víte, kolik budete mít současných přednášek a workshopů, můžete hledat prostory pro konferenci. Pro představu uvádím doporučený seznam prostor, které jsou třeba řešit:

  • Konferenční místnost – pokud máte více linií přednášek, budete jich potřebovat více.
  • Místnost pro workshopy – budete-li mít workshopy, potřebujete i menší místnosti maximálně do počtu 25 lidí.
  • Místnost pro VIP – určitě by neměla chybět, zde si mohou přednášející v klidu pročíst přednášku, něco důležitého, odloží si zde své věci atd.
  • Atrium – prostor, který vše spojuje. Sem se lidé nahrnou o přestávkách a v době oběda a diskutují. V rámci atria je třeba mít prostory pro:
    1. Stoly na jídlo a pití  (stačí základní voda, káva a občerstvení)
    2. Stánky sponzorů 
    3. Šatny a registrace (měly by být vedle sebe, někde u vchodu)

Sponzoři a partneři

Pokud pořádáte neziskovou konferenci, tak se bez sponzorů pravděpodobně neobejdete. Sice můžete všechny náklady rozpočítat do lístků, ale i tak mohou být sponzoři velmi zajímavým zdrojem příjmů. Rozlišuji tři skupiny partnerů a sponzorů konference. Každá skupina pomáhá jinak.

  • Partner konference – většinou jedna nebo dvě firmy. Buď je to největší sponzor, nebo vám partner dá například prostory zdarma a přispěje tak největší částkou.
  • Sponzoři – firmy a jedinci, kteří vám přispějí na pořádání konference. Mají z toho většinou nějakou formu reklamy, zmínky na sociálních médiích, lístky zdarma a dalších výhody. Většinou existují alespoň tři úrovně sponzorství.
  • Mediální partneři – ani u akce pro 400 lidí se nám nepodařilo sehnat mediálního partnera, který by prokazatelně nahrnul traffic na web nebo výrazně pomohl s prodejem lístků. Některé internetové portály (mediální partneři) zobrazí reklamu (banner, článek) mnoha jejich návštěvníkům, ale míra prokliku případně konverze může být mizivá.

Jakou skupinu sponzorů (firem) oslovit

Při hledání sponzorů jsme se nejdříve snažili odhadnout cílovou skupinu lidí, kteří na konferenci přijdou. Pokud pořádáte konferenci opakovaně, můžete použít zpětné vazby k získání konkrétních dat. Například na WordCamp Praha mají všichni návštěvníci konferenci hosting a doménu pro svoje internetové stránky. Jasně z toho vyplynulo, že oslovíme hostingové společnosti jako potenciální sponzory. Zde se může stát, že získáte sponzora, ale on si podmíní, že bude jediný sponzor z jeho branže. Je na vás, zda budete souhlasit a požádáte ho o větší částku nebo zda budete chtít více sponzorů z daného oboru.

Úrovně sponzorství

Doporučuji vytvořit minimálně tři skupiny sponzorů a odlišit je částkou, kterou sponzorství bude stát. Často se můžete setkat se zlatou, stříbrnou a bronzovou úrovní členství. Pro příklad uvedu odlišení úrovní sponzorství z WordCamp konference. Všechny uvedené výhody má pouze hlavní partner, dále pouze zlatý sponzor má nárok na stánek v atriu a rollup v konferenční místnosti. Silver a bronz mají méně výhod.

  • Představení na akci
  • Stánek
  • Roll-Up v sálech a předsálí
  • Roll-Up v hale
  • Propagace u registrace
  • Guest post na webu konference
  • 2 tweety (před a po konferenci)
  • Příspěvek ve FB skupině
  • Logo a webu s odkazem
  • Jméno na webu s odkazem
  • Extra benefity (pozvánka na večeři přednášejících)

Rozpočet

V rozpočtu, pokud to jde, kalkulujte s náklady na osobu, abyste mohli navyšovat rozpočet podle počtu prodaných lístků. Takto na osobu lze řešit náklady na jídlo a pití, dárky a vstupenky. Nájem, fotograf a mnoho dalších budou jednorázové náklady bez ohledu na počet lidí, kteří přijdou.

Pro WordCamp (což je nezisková konference) platí nepsané pravidlo, že vstupenka by měla stát do 20 dolarů a max. náklad na jednu osobu do 40 dolarů. Toto berte jen orientačně. Jiné zkušenosti s rozpočtem budou mít firmy, které pořádají konference komerčně.

Internetové stránky a propagace

Internetové stránky konference budou důležitým nástrojem pro propagaci a prodej lístků. Kromě základních informací, jak se na konferenci dopravit, programu, informacích o přednášejících a kontaktech, můžete psát články na téma spojené s konferencí a ty propagovat různě na sociálních médiích. Je otázkou, zda registraci a prodej lístků dělat přes svůj web nebo k tomu využít partnera za určité procento z ceny lístku.

S velikostí konference 400 lidí jsme se nedostali do pozice, kdybychom kupovali placené články v médiích. Oslovovali jsme různé weby a facebookové skupiny, aby o nás napsali. Dávali jsme majitelům blogů a magazínů volné lístky za to, že o nás napsali. Také můžete pracovat se slevovými kupóny a dávat 10 – 20% slevu na vstupné pro větší skupiny lidí.

Nahrávání a focení

Pokud budete chtít fotky z konference, je třeba do obchodních podmínek (odsouhlasených koupí vstupenky), zmínit, že návštěvníci koupí lístku souhlasí s focením a jeho následným publikováním a předáním fotek sponzorům. Konkrétní znění věty řešte s právníkem. Dále v obchodních podmínkách nezapomeňte na GDPR. 🙂

Fotky vyřešíte jednoduše, ale pokud budete nahrávat přednášky, to už vám doporučuji písemný souhlas přednášejícího. Takové je alespoň pravidlo WordCampu. Také zvažte, budete-li přednášky publikovat veřejně (například na Youtube) nebo budou-li videa dostupná jen pro platící návštěvníky někde po přihlášení. Například u menší konference WordPress pro začátečníky preferujeme nenahrávat konferenci, protože chceme, aby lidé na konferenci chodili osobně. WordCamp jako neziskovou konferenci publikujeme zdarma na YouTube. U větších konferencí bývají videa dostupná často jen pro návštěvníky, kteří si zaplatili lístek.

Zpětná vazba

Co nejdříve po konferenci rozešlete zpětnou vazbu s připravenými dotazy. Zpětná vazba vám pomůže při realizaci další konference, zjistíte, co se nepovedlo a co vylepšit. Za sebe doporučuji tyto univerzální dotazy:

  1. Jak jste se o konferenci dozvěděli? => info jaký prodejní kanál nejvíce fungoval.
  2. Jak hodnotíte jednotlivé přednášky? => vypište přednášky a hodnocení 1 až 5.
  3. Co se vám na konferenci líbilo? => zjistíte, co se povedlo a co lze příště znovu zopakovat.
  4. Co se vám na konferenci nelíbilo nebo vám chybělo? => velmi důležitá zpětná vazba, zdroj informací na další ročník.
  5. Poté je dobré přidat jednu až dvě otázky od hlavního sponzora.
Líbil se vám příspěvek a chcete podpořit WordPresslidi kolem něj?
Sdílejte článek s přáteli. Případně nám napište komentář.

Napsat komentář

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.